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会議室予約をチャットボット(ChatBOT)が代行することで業務効率がアップする?!

会社で働くうえで、社内会議はどこの企業様でも必ず発生する業務の一つだと思います。
定例会議や進捗報告会議、アイデア出し会議など、他にもちょっとしたことで会議を行うことも多々あると思います。
ただ、その会議室を予約する際に、空いている会議室を探したり、参加メンバーの空いている時間を探すのに結構時間がかかっていたりしませんか?時には会議室の取り合いになることも・・・。
そこで最近では会議室予約をチャットボット(ChatBOT)が代行することで、煩わしい業務を代わりにやってもらい業務効率化を図ろうという企業が増えつつあります。

1.社内会議の種類

皆さんは会議に参加されている際に、「この会議は無駄だな。。。」とか、「この会議、私が参加する意味ある?」などと疑問や愚痴をこぼすことはないでしょうか?

目的や意図が明確でない会議や、アジェンダがない会議などは忙しいビジネスマンにとって無駄な時間になっていることももしかしたらあるかもしれません。

そもそも社内会議にはどんな会議形態があるでしょうか?

● 報告型会議(連絡型会議)

報告型会議は情報共有が目的の会議です。
業務の進捗状況の報告や、重要事項の周知などを対面で行う会議です。

● 意思決定型会議

何かしらの事項に対して意思決定を下す会議です。
もちろん意思決定を行い材料や意見を出し合う場でもあります。

● アイデア出し会議(ブレインストーミング会議)

参加者がアイデアを出し合うことが目的の会議です。

● 問題解決型会議

発生した問題の整理や解決策を練ることが目的で、緊急で開催されることが多い会議です

● その他の会議

上記以外にもお客様が来社されて行われる会議や、上司が部下にレクチャーや指示をする会議など
会議形態は数多くあります。企業によっても特殊な会議があったりもするでしょう。

2.無駄の多い会議の質を上げるには?

上述したように社内会議と一言で言ってもその種類や携帯は様々です。
ただ共通して言えることは、目的が明確な会議である必要があるという点です。
さもなくば時間だけ束縛される無駄な会議になりかねません。

そんな無駄な会議の質を上げるためにはどうすればいいのでしょうか?

ポイントはいろいろあると思いますが、まずは一つ

「会議の目的を明確にする」

この1点を確実に実践してください。

それだけで会議の質が格段に変わります。

開催する会議の目的を必ず明確にし、参加者全員に目的やゴールを共有して認識を合わせておくことで、
会議参加者全員が一つのゴールに向かって会議を進めることができるため、
だらだらと無駄な時間ばかりが過ぎ、何をしたいのかわからないような会議からは脱出することができます。

会議室予約チャットボット

3.会議室予約や会議の調整に週に2、3時間かかってる!

会議室予約をするには、会議室の空き時間や、参加者全員の空いている時間を探したりする必要があります。
会議室を予約するだけに1日30分の時間がかかるとしましょう。
週にすると2.5時間です。
月にすると、、、なんと10時間も会議室の予約や調整に時間がかかっている計算になります。

10時間もあったら他の仕事を終わらすことだってできそうですね。

残業時間だって大幅に減らすことができます。

4.会議室予約や調整時間をチャットボット(ChatBOT)でゼロに!

これだけかかっている会議室の予約や時間調整をチャットボット(ChatBOT)を活用して大幅に減らすことができます。

例えば、会議室予約のチャットボットに、
「田中さんと山田さんと1時間会議したい!」
とメッセージを送るだけで、チャットボットが田中さんと山田さんのスケジュールで空いている時間を探し出して、
空いている会議室の予約までしてくれる、ということが実現可能です。

急な来客があり、会議室が必要になった場合は、
「いま空いている会議室は?」
とチャットボットに問いかけると、
「今なら9階の会議室Cが空いています!」
と、返してくれます。

もちろん会議の5分前にチャットボットがアラートで
会議の場所とタイトル、議題を教えてくれたりもするので、
会議の開始時間に遅刻することも減るかもしれませんね。

会議室予約やスケジュール調整に特化したチャットボットで業務効率を大幅に向上することが可能になります。

5.会議室予約チャットボット(ChatBOT)を開発するには?

上述したような会議室予約チャットボット(ChatBOT)があるとかなり便利ですよね。
ただ、この会議室予約チャットボットを一から開発するとなると結構な時間と工数がかかります。

そこで会議室予約専用にすでに用意されたチャットボットを導入することをお勧めします。

AI(人工知能)を搭載した会議室予約専用のチャットボットや、自然言語処理を搭載した人工無能の会議室予約専用チャットボットなどがあります。

御社のニーズに見合ったチャットボット(ChatBOT)をぜひご検討ください!

ちなみに弊社でも会議室予約専用のチャットボット(ChatBOT)をパッケージとして用意しております。
標準で自然言語処理機能を搭載しており、価格も抑え、スピーディーに導入することができます。
詳細は以下ですので、ぜひご覧ください。

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