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社内ヘルプデスク(社内問い合わせ)をチャットボット(ChatBOT)で業務効率化を図る新しい方法とは?

企業によっては社員からのお問い合わせやITサポートを一括で受ける部署があったりします。

例えば、
「パスワード忘れた」
「出張申請書ってどこにありますか?」
「清算方法を教えてください」
など、同じような質問が続くこともあると思います。

問合せした社員のほうは、すぐに回答を知りたいのになかなか返答がないとイライラすることもあるのではないでしょうか。

そういった中、こういった社内ヘルプデスク、バックオフィス業務をチャットボット(ChatBOT)で改善しようとする企業が増えています。
ここでは社内ヘルプデスク業務をチャットボット(ChatBOT)でどのように業務改善を図るのかご紹介します。

1.社内ヘルプデスク業務とは?

そもそも社内ヘルプデスク業務ってどういった仕事内容でしょうか?
企業によっては、社内ヘルプデスク業務を一括で取り扱う部署があったりもしますが、
こういった部署で社員からの質問を一括に受付、対応しています。

「パスワード忘れてグループウェアにログインできない」
「プリンタの用紙の替えはどこ?」
「プリンタの設定方法がわからない」
「出張申請書ってどこにありますか?」
「〇〇まで出張したけど清算方法は?」

こういった社員からの質問やトラブルなど社内問い合わせに随時対応するのが社内ヘルプデスクの業務内容になります。

いろいろな部署の社員から様々な質問が飛び交うことはもちろんのこと、同じような質問ばかりが飛び交うこともあることでしょう。
そういったヘルプデスク業務に工数を割いている企業は多くあります。
  

2.社員だって不満だらけ?

このように社内ヘルプデスク業務は大変な業務ですが、質問する社員も不平不満を持っていることが多いそうです。

例えば、すぐに回答を返してほしいのに、なかなか回答をくれない。
業務時間外にトラブルがあった場合にどこにも質問するところがない。

など、時間の制約が多いのが現状です。
  
チャットボット
  

3.社内ヘルプデスクをチャットボット(ChatBOT)で効率化?

これだけ大変なヘルプデスク業務ですが、最近この業務をチャットボットに置き換えて自動化することで、業務効率化を図ろうとする企業が増えています。

社員は何かしらトラブルや質問があった場合、ヘルプデスクではなく、チャットボット(ChatBOT)に回答を求めます。

●社員:
「パスワード忘れてグループウェアにログインできない」
●ボット:
「以下のリンクにアクセスし再度メールアドレスを入力してください。メールアドレスに新しいパスワードを再発行します」

●社員:
「出張申請書ってどこにありますか?」
●ボット:
「社内サーバの以下に格納しています。念のため出張申請書をお送りしますね。」

●社員:
「名古屋まで出張したけど清算方法は?」
●ボット:
「片道100km以上の出張の場合は出張精算、100km未満の場合は通常の交通費清算になります。
 日帰り出張の場合は出張手当の半額が支給されます。
 ヘルプデスクページのURL → http://www.〇〇〇/helpdesk/
 経費精算書もお送りしますね。」

これだけでヘルプデスク業務の負担は大幅に削減することができます。
社員も24時間365日いつでも回答を即時得ることができます。

4.社内ヘルプデスク専用のチャットボット(ChatBOT)を開発するには?

チャットボット(ChatBOT)を一から開発するとなると時間も工数もかかりすぎます。
そこで社内ヘルプデスク専用にすでに用意されたチャットボットを導入することをお勧めします。
AI(人工知能)を搭載した社内ヘルプデスク専用のチャットボットや、自然言語処理を搭載した人工無能の社内ヘルプデスク専用チャットボットなどがあります。
御社のニーズに見合ったチャットボットをぜひご検討ください!

ちなみに弊社でも社内ヘルプデスク専用のチャットボット(ChatBOT)をパッケージとして用意しております。
標準で自然言語処理機能を搭載しており、価格も抑え、スピーディーに導入することができます。
詳細は以下ですので、ぜひご覧ください。

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